Die Softwareapplikation führt mit einem einfachen Fragenkatalog (Ist-Zustand des Betriebs) durch den komplexen Dschungel der Datenschutzgrundverordnung. Aus den Angaben entwickelt unser intelligenter Algorithmus das „Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten“, in dem alle notwendigen Datenverarbeitungen für das Unternehmen aufgeführt werden.

Themen, die nicht speziell in Verarbeitungen beschrieben werden müssen, stehen auf dem Dashboard mit weiteren Informationen und Unterlagen zur Verfügung, z. B. Verpflichtung der Mitarbeiter zum Datengeheimnis oder auch der Umgang mit Datenpannen.

Fachkenntnisse zur DSGVO sind nicht erforderlich, da die Software den Anwender mit einfachen Befragungen durch das System führt. Hilfestellung geben zudem branchenspezifische Voreinstellungen.

Hilfestellung erhält der Anwender über weitere Erläuterungen im System (Hilfetexte über Tooltip), über unsere telefonische Hotline oder auch über den Kontakt im Chat.

Die Software steht als SaaS (Software as a Service) zur Verfügung und wird im Standard bei unserem langjährigen deutschen Provider in Hamburg gehostet.

In Zusammenarbeit mit unseren Anwälten werden die fachlich rechtlichen Inhalte kontinuierlich aktualisiert.

Das DSGVO Serviceportal ermittelt über eine Befragung zum betrieblichen IST-Zustand welche Dokumentationspflichten zu erfüllen sind. Alle durch das Unternehmen zu bearbeitenden Themenbereiche stehen auf dem Dashboard zur Verfügung.

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In einer Liste sind alle zu beschreibenden Verarbeitungen aufgeführt. Zu jeder Beschreibung kann ein Fortschritt bzw. eine Statusangabe mit Notizen hinterlegt werden. Jederzeit können neue Verarbeitungen hinzugefügt oder deaktiviert werden. Somit ist eine dauerhafte Pflege der notwendigen Unterlagen möglich. Bei Besuch/Kontrolle eines Datenschutzbeauftragten können auf Knopfdruck alle Dokumente erzeugt werden.

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Jede Beschreibung beinhaltet neben der eigentlichen Beschreibung eine Angabe zu den TOMs (technisch organisatorischen Maßnahmen), welche Personengruppen mit welchen Inhalten in der Verarbeitung betroffen sind und alle dazugehörigen Dokumente.

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Alle zu bearbeitenden Bereiche führen über einen Link zur Detailbefragung, wie hier der Start zur Erfassung des betrieblichen IST-Zustandes.

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Die Branchenvoreinstellung ermittelt Vorschläge zur Bearbeitung und verkürzt damit den Erfassungs- aufwand.

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